Berge an Aufgaben. Eine endlose To-Do-Liste. Chaos auf dem Schreibtisch – wer kennt das nicht? In Notfällen ist jedem klar: Es gibt Wichtiges und Unwichtiges. Und das gilt auch im Berufsalltag – Tag für Tag. Es scheint verlockend: Die leichten Aufgaben abarbeiten und das Gefühl haben, etwas produktives geschafft zu haben, nur um festzustellen, dass am Ende des Tages die komplexen Themen liegengeblieben sind. Eine Falle! Besonders in Stresssituationen, wenn die Anzahl der Aufgaben ins scheinbar Unermessliche gehen, wird mal die eine – mal die andere Aufgabe angepackt, aber nichts wird richtig priorisiert.
Priorisierung bedeutet, dass Sie eine Ordnung der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit beziehungsweise ihrer Bedeutung vornehmen. Wie das gelingt? Sobald Sie etwas in die Hände bekommen, ist eine Vorsortierung Ihrer Aufgaben sinnvoll. Überlegen Sie, wie die Aufgabe überhaupt erledigt werden muss und mit welcher Dringlichkeit. Fragen Sie sich außerdem, ob Sie die Arbeit wie bisher gewohnt erledigen – oder ob Sie diese nicht an einen Kollegen delegieren können, wenn Sie nicht in Ihrer Prioritätenliste weit oben steht.
Wochenplanung
Ein weiterer essentieller Faktor ist eine strukturierte Wochenplanung. Ein Tool, dessen Wirkungskraft oft unterschätzt wird – jedoch ein idealer Moment, um die laufende Woche abzuschließen und gleichzeitig ein Planungsinstrument für neue Aufgaben. Notieren Sie ihre Aufgaben, Termine und Aktivitäten und schätzen Sie ihre Dauer ein. Um nicht in Zeitnot zu geraten, planen Sie zusätzlich Pufferzeiten ein. Die meisten Fehler passieren, aufgrund eines zu knappen Zeitfensters. Definieren Sie einen klaren Zeitrahmen pro Aufgabe, um den Zeitbedarf abzuschätzen. Treffen Sie Entscheidungen, die Sie im Nachhinein kontrollieren können. Vergleichen Sie Ihre Ist- und Soll-Ergebnisse, so sammeln Sie Erfahrung in der Planung und stellen fest, wo die eigenen Zeitfresser sind.
Klare Ziele setzen
Es ist unmöglich Prioritäten zu setzen, wenn die Ziele fehlen. Eins ist klar: Nur durch Festlegung von Zielen kann zwischen Unwichtigem und Wichtigem unterschieden werden. Der erste Schritt ist somit die klare Formulierung von Zielen. Hierbei empfiehlt es sich, eine Unterteilung von langfristigen Zielen, Teilzielen und Meilensteinen vorzunehmen. Dabei lassen sich die langfristigen Ziele in Form von Jahres-, Monats- und Wochenzielen ableiten. Ein klares, schriftlich formuliertes Zielsystem hilft, trotz Aufgabenflut den Blick auf das Wesentliche zu bewahren.
Erfolgskontrolle
Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ist das Pareto-Prinzip. Klingt einfach: Aus 20 Prozent der Aufgaben sollen 80 Prozent der Erfolge resultieren. Welche Aufgaben jedoch letztendlich zu den gewünschten Erfolgsresultaten beitragen, ist nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Eine Reflektion und Kontrolle der Aufgaben, die in der Vergangenheit zum Erfolg geführt haben ist hierbei ausschlaggebend. Wer das definieren kann, weiß, welche Aufgaben auf der Prioritätenliste ganz oben stehen müssen, um zu der Erfolgsquote beizutragen.
Egal welche Methode Sie anwenden, es ist genauso wichtig, sich nach jeder Erledigung einer Aufgabe neu zu sortieren, um Ihren Akku wieder aufzuladen. Prioritäten sind unsere größten Reserven. Wir arbeiten maximal nur dreißig Prozent unserer Zeit an den tatsächlich wichtigsten Aufgaben. Erhöhen wir diese Quote nur um zehn Prozent, wird unsere Erfolgsquote erheblich steigen. Wir merken uns: Erfolg liegt nicht in Überstunden, sondern in optimierter Setzung von Prioritäten.