Als Unternehmer solltest du auf einen Notfall vorbereitet sein. Wie du einen digitalen Notfallkoffer packst, damit dein Unternehmen auch dann läuft, wenn du einmal ungeplant ausfällst, erkläre ich dir hier.
Vorsorge für den Notfall treffen ist ein must-do für Unternehmer
Du kannst jederzeit ungeplant ausfallen, sei es, weil du plötzlich erkrankst oder weil du einen Unfall hast. Oder weil deine Genesung nach einer OP anders verläuft als geplant. Ich lernte diese Lektion im Jahr 2011: Damals ließ ich meine Wirbelsäule operieren, ein Routineeingriff, für den ich nach Absprache mit dem Arzt meines Vertrauens eine überschaubare Abwesenheit einplante. Doch aus wenigen geplanten Wochen wurden schließlich fünf Monate. Fast ein halbes Jahr also, in dem ich mein Unternehmen nicht so führen konnte, wie ich es gewohnt war. Mein Unternehmen hat diese Zeit auch deshalb unbeschadet überstanden, weil ich rechtzeitig vorgesorgt hatte.
Auch du musst für den Notfall („worst case“) Vorsorge treffen, das ist deine Pflicht als Unternehmer – erst recht in pandemischen Krisenzeiten. Du musst vom Start an planen, wie dein Betrieb während deiner Abwesenheit weitergeführt werden soll. Stelle dazu folgende Fragen:
- Was sind die wichtigen Abläufe in deinem Unternehmen – und wie würde deine Abwesenheit sie gegebenenfalls beeinträchtigen?
- Gibt es Verträge, die dein Unternehmen gegenüber deinen Kunden in die Pflicht nehmen, zum Beispiel, um bestimmte Produkte zu fertigen oder Dienstleistungen zu erbringen?
- Was würde der Ausfall bestimmter Geschäftsabläufe für die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens bedeuten?
Betriebsbereitschaft und Rechtslage sichern
Dein Notfallkoffer hat zwei Hauptfächer, die du vorsorglich packen musst. Für den Fall, dass du ausfällst, musst du:
- die Betriebsbereitschaft sicherstellen, so dass der Betrieb uneingeschränkt weiterlaufen kann. Das heißt zum einen, dass du dein Team, insbesondere dessen Führungsriege, so aufstellen musst, dass es handlungs- und entscheidungsfähig bleibt, auch wenn du nicht da bist. Zum anderen solltest du betriebliche Abläufe bereits vorsorglich so strukturieren, dass sie krisenfest sind.
- für Rechtssicherheit im Betrieb sorgen, so dass der Betrieb nach wie vor rechtssicher arbeiten kann. Handlungsvollmachten brauchen diejenigen, die dich während deines Ausfalls vertreten.
Brauchst Du Unterstützung beim Organisieren einer Notfallvorsorge? Als krisenfeste, internationale Unternehmerin coache ich dich dazu gerne. Vereinbare direkt ein Strategiegespräch mit mir.
Digitalen Notfallkoffer richtig packen – mit dieser Packliste schaffst du das!
Dein Notfallkoffer ist im digitalen Zeitalter natürlich kein altmodischer Koffer mehr, sondern eine digitale Akte. Sie enthält alles Nötige an Informationen, damit dein Betrieb weiterläuft, wenn du einmal für längere Zeit abwesend bist. Zum Beispiel:
- eine unmissverständliche Stellvertreterregelung: Wer übernimmt im Notfall die Verantwortung, wer führt dein Unternehmen, wenn du es nicht kannst?
- Bank-Zugangsdaten und Vollmachten für deine/n Stellvertreter, um die Bankgeschäfte für das Unternehmen zu führen.
- Listen mit den Kontaktdaten deiner Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern
- Listen mit aktuellen Aufgaben und Projekten und den dafür Verantwortlichen
- Liste mit allen IT-Passwörtern beziehungsweise Kontaktdaten zu externem Dienstleister, der diese gegebenenfalls verwaltet.
- sämtliche Geschäftspapiere, darunter der Gesellschaftervertrag, die Versicherungspolicen, die Kreditverträge, eine Vermögensaufstellung
- Schlüsselliste oder Name eines Schlüsselverantwortlichen im Unternehmen beziehungsweise eines externen Sicherheitsdienstes mit Schlüsseldienst
Neben diesen praktisch-organisatorischen solltest du auch konzeptionelle Informationen in deinen Notfallkoffer packen, darunter:
- ein Führungskonzept, das deine Mission und deine Unternehmensziele enthält und beschreibt, wie diese zu realisieren sind.
- eine Aufstellung, die einerseits die Kernfunktionen deines Betriebs enthält und andererseits die Bereiche benennt, deren Betrieb notfalls vorübergehend eingestellt werden könnte.
Wer von deinem digitalen Notfallkoffer wissen sollte
Dein digitaler Notfallkoffer macht nur dann Sinn, wenn du diejenigen, die du mit der Umsetzung deines Notfallplans betraust, auch darüber informierst. Und nicht nur das: Du solltest bestimmte Notfallstrategien konkret besprechen und vorab trainieren. Damit minimierst du die Unsicherheit und maximierst die Handlungsfähigkeit (Betriebsfähigkeit) im Notfall. Das heißt:
- Informiere dein Team, insbesondere deine Notfall-Stellvertreter, über den digitalen Notfallkoffer und deinen Notfallplan.
- Triff konkrete Absprachen mit deinen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
Mein wichtigster Tipp zur Notfallvorsorge
Lege in deinem Notfallplan unbedingt fest, wann wer im Unternehmen und wann wer außer Haus wie und von wem aus deinem Team informiert wird, wenn der Notfall „Chef fällt aus“ tatsächlich eintritt. Beachte hierbei, dass deine Vertretung die Betreffenden ehrlich und transparent informiert, denn verharmlosende oder bagatellisierende Informationen rütteln stark an den Vertrauensverhältnissen, die du über Jahre zu deinen Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern aufgebaut hast.
Du wünschst dir ein Business Coaching, um deinen Notfallplan aufzustellen? Dann unterstütze ich dich gerne dabei! Kontaktiere mich zu einem ersten Termin!
Let’s pack your emergency kit!
Dein Business Coach Nelly Kostadinova
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