Zum Führen deines Unternehmens musst du Klartext reden. Andernfalls kommen Informationen nicht so an, wie von dir gewünscht, und dein Plan geht nicht auf. Worauf es bei einer klaren Sprache ankommt, das erkläre ich dir hier.
Egal, in welcher Sprache ich Menschen führe – wichtig ist mir dabei immer, Klartext zu reden und zu schreiben. Als Absender von Informationen, Anweisungen und mehr bist du dafür verantwortlich, wie die Empfänger*innen diese verstehen.
Rede und schreibe Klartext, dann wirst du verstanden!
Damit du so verstanden wirst, wie du verstanden werden willst, halte dich an folgende 10 Regeln:
- Baue einfache Sätze! Achte dabei darauf, kurze und prägnante Sätze zu formulieren, die höchstens zwei Informationen enthalten. Es gilt: Zwei kurze Sätze sind meist verständlicher als ein langer Satz.
- Sprich und schreib in der aktiven Form, vermeide passive Aussagen. Sag, wer was zu tun hat!
- Verzichte auf Substantivierungen, die verkomplizieren deine Sätze. Nutze stattdessen Verben!
- Formuliere positiv! Sag deinen Mitarbeiter*innen konkret, was sie tun sollen. Daraus ergibt sich von ganz allein, was sie lassen sollen.
- Sind deine Informationen, Anweisungen und mehr besonders umfangreich? Dann hilf den Empfänger*innen derselben, sie gut zu verstehen, indem du sie strukturierst! Gib zuerst einen Überblick, nenne das Ziel und gehe dann erst in die Details!
- Sprich und schreib in der Sprache deiner Empfänger*innen, das garantiert höchstes Verständnis.
- Meide unpersönliche, bürokratische Floskeln. Wähle stattdessen eine einfache, gerne auch persönliche (An-)Sprache.
- Denk daran, dass sogenannte Füllwörter wie „eigentlich“, „ziemlich“ oder „in der Regel“, die Verbindlichkeit deiner Aussage schwächen.
- Gib deinen Mitarbeiter*innen konkrete Anweisungen, benenne deine unternehmerischen Ziele und lege den Spielraum fest, den du ihnen zu deren Erreichung lässt.
- Sende Ich-Botschaften, meide „man“, wenn du „ich“ meinst!
Damit weißt du, wie du deine Informationen, Anweisungen und mehr im Klartext absendest. Als Unternehmer brauchst du Gewissheit, dass diese richtig empfangen wurden. Die verschaffst du dir damit, dass du die Wirkung deiner klaren Kommunikation prüfst.
Brauchst du Unterstützung dabei, mehr Klartext in deine interne Kommunikation zu bringen? Ich helfe dir gern dabei – kontaktiere mich gleich hier!
Prüfe den Erfolg deiner klaren internen Kommunikation kontinuierlich!
Dazu musst du deine interne Kommunikation und die daraus resultierenden Handlungen deines Unternehmens auswerten. Welche Erfolge und Misserfolge kannst du messen?
Stelle dir dazu Fragen wie diese:
- Sind deine Informationen, Anweisungen und mehr überall dort angekommen, wo sie ankommen sollten?
- Gibt es einen konstruktiven Austausch der an einer Aufgabe beteiligten Mitarbeiter*innen? Haben die Mitarbeiter*innen Strukturen und Technik, um sich auszutauschen?
- Wurden die von dir kommunizierten Maßnahmen wie gewünscht umgesetzt?
- Bekommst du während laufender Vorgänge wie gewünscht Feedback von deinen Mitarbeiter*innen?
Mein Tipp: Mache regelmäßig Stichproben dazu, wie klar du kommunizierst!
Feedback wird selbstverständlich, wenn du in deinem Unternehmen eine ehrliche, wertschätzende und offene interne Kommunikation praktizierst. Ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht, mir stichprobenhaft Feedback von meinen Mitarbeiter*innen einzuholen und meine Kommunikation je nach Ergebnis zu verbessern.
So holst du dir Feedback zu deinen „Sendungen“!
Feedback kannst du dir
- entweder direkt nach dem Absenden deiner Informationen, Anweisungen und mehr holen,
- während die gestellte Aufgabe umgesetzt wird
- oder, nachdem sie erledigt ist.
Scheue dich nicht, direkt zu fragen, ob beziehungsweise wie deine Informationssendung angekommen und verstanden wurde. Im Zweifelsfall beugst du damit Missverständnissen vor, die unnötigen Aufwand an Arbeitskraft und Arbeitszeit – und damit an Kosten – verursachen.
Es macht daher bei mündlichen „Sendungen“ Sinn, dass du diese am Ende zusammenfasst und noch einmal die Aufgaben benennst, die anstehen. Weise diese unbedingt einer*m verantwortlichen Mitarbeiter*in oder einem Team zu und frage direkt, ob es noch Unklarheiten gibt. Du kannst auch darum bitten, dass dein/e Empfänger*innen deine „Sendung“ zusammenfassen. Dann siehst du sofort, ob du so klar geredet hast, dass alle verstanden haben, was du sagen wolltest.
Auch bei einem schriftlichen „Aussand“ kannst du um ein Feedback bitten, entweder direkt oder zeitversetzt. Am besten, indem du einen kurzen Austausch anberaumst, der per Mail, Telefon, Videokonferenz oder persönlichem Treffen stattfinden kann.
Kontaktiere mich zu einem ersten Gespräch, wenn du in Zukunft Klartext kommunizieren möchtest!
Sprich Klartext!
Dein Business Coach Nelly Kostadinova
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