Du bist ein*e Anführer*in? Dann kennst du das: Du musst jemandem aus deinem Team eine Nachricht überbringen.
Kein Problem, wenn die gut ist.
Doch wie gehst du vor, wenn du eine schlechte Nachricht überbringen musst?
Ich habe hier die besten Tipps zum Überbringen guter und schlechter Nachrichten für dich zusammengestellt. Diese haben sich in der Praxis bewährt und du kannst sie direkt umsetzen.
Verarbeite die Nachricht immer erst selbst!
Als Teamleader*in bist du für dein Team verantwortlich. Ganz gleich, ob im beruflichen oder privaten Umfeld. Du trägst die Hauptverantwortung dafür, dass sich jede*r in deinem Team gesehen und geschätzt fühlt.
Ich vergleiche das gerne mit einer*m Wächter*in: Alles, was dein Team betrifft, muss zuerst an dir vorbei. Du kriegst die Nachrichten, gute wie schlechte, mit voller Wucht ab, ganz so, wie sie deren Absender*innen loslassen.
Und klar ist dir sicher auch: Als Teamleader*in bist du mitunter selbst die*der Absender*in der guten oder schlechten Nachricht.
Was tust du?
Nimm die Nachricht an. Eine Nachricht für eins deiner Teammitglieder betrifft dich meist auch, denn ihr seid eine Einheit – je nach Art des Teams auf unterschiedliche Weise miteinander verbunden. Sei dir dessen bewusst, dass jegliche formale Verbindung zwischen euch auch eine emotionale Seite hat. Diese Gefühle sind es, die es dir bei guten Nachrichten so leicht, bei schlechten Nachrichten so schwer machen, diese weiterzuleiten. Denn du fühlst mit der*m Empfänger*in.
Deshalb mein ultimativer Tipp: Nimm die Nachricht an und reagiere darauf. Verarbeite die Nachricht zuerst selbst. Entwickle dafür Routinen, die dir helfen, deine Gefühle zu regulieren. Fühle deine Gefühle angesichts der Nachricht, lass sie zu – eins nach dem anderen. Achte dabei auf dich, nimm dir Zeit, um dich zu fassen, wenn eine Nachricht dich sehr bewegt. Es hilft oft, sich zurückzuziehen, um eine Nachricht für sich zu verarbeiten.
Bist du damit durch?
Dann beruhige dich. Atme tief ein und aus. Und überbringe die Nachricht: Denn es gibt noch etwas Schlimmeres, als eine schlechte Nachricht überbringen zu müssen: eine schlechte Nachricht zu spät zu überbringen.
Auf deine Worte kommt es an!
Beschäftige dich als Nächstes damit, wie du die Nachricht überbringen möchtest. Dafür ist die Art der Beziehung wichtig, die du zur*m Empfänger*in der Nachricht hast. Du kennst dein Teammitglied: Wie wird es auf die Nachricht reagieren – mit welchen Reaktionen musst du rechnen? Und wie gehst du mit den Reaktionen um?
Mach dir bewusst, dass du als Teamleader nicht nur die Aufgabe hast, die Nachricht zu überbringen! Du trägst auch Mitverantwortung dafür, wie diese verarbeitet wird: vom betroffenen Teammitglied, vom ganzen Team.
Entscheide dich vorab, mit welchen Worten du die Nachricht überbringst. Wie viele Informationen sind nötig, um die Nachricht zu verstehen und einzuordnen? Merk dir:
- Rede nicht um den heißen Brei herum. Verzichte auf Small Talk. Komm direkt auf den Punkt.
- Formuliere die Nachricht sachlich und ruhig, erkläre was sie bedeutet.
- Spiel die Nachricht weder herunter, noch dramatisiere sie unnötig.
- Sieh deiner*m Gegenüber dabei in die Augen. Geh in Verbindung.
Wichtig: Beim Überbringen einer sachlichen Kritik, zum Beispiel an einer Entscheidung, die die Person die du kritisierst, getroffen hat, hilft es mitunter auch, den Blickkontakt bewusst zu unterbrechen. Dann wird die Kritik nicht auf persönlicher Ebene geäußert, sondern auf sachlicher Ebene – und so auch empfangen. Das beugt Missverständnissen und Fehlinterpretationen vor.
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5 Sätze, die du fürs Überbringen einer Nachricht als Grundgerüst parat haben und an die jeweils konkrete Situation anpassen solltest. Bei einer Kündigung könnte das Ganze beispielsweise so aussehen:
- Satz 1: Teile die Kündigung mit. Formuliere dazu ICH-Botschaften.
- Satz 2: Gib die Gründe für die Kündigung an.
- Satz 3: Zeige anhand der wesentlichen Fakten auf, wie es zu dieser Kündigungssituation gekommen ist.
- Satz 4: Nimm die Reaktion deiner*s Gegenüber*s wahr. Reagiere souverän und angemessen, drücke gegebenenfalls dein Bedauern oder Mitgefühl aus.
- Satz 5: Benenne die nächsten Schritte für dein*e Gegenüber.
Wähle den Rahmen zum Überbringen der Nachricht bedacht aus!
Je nachdem, welcher Art die Nachricht ist, die du überbringst, und mit welcher Reaktion du bei ihrer*m Empfänger*in rechnest, entscheide, in welchem Rahmen du sie weitergibst.
- Finde den richtigen Raum mit dem zur Nachricht passenden Ambiente.
- Sorge für Privatsphäre und Ungestörtheit.
- Nimm dir Zeit für das Gespräch.
- Ist nur ein Teammitglied betroffen, wähle ein Gespräch unter vier Augen. Sind mehrere Teammitglieder oder gar das ganze Team betroffen, ist in Teammeeting
Nachrichten, die keinen Aufschub zulassen
Es gibt Nachrichten, die müssen sofort weitergeleitet werden. Da bleibt dir keine Zeit, einen angenehmen Rahmen zum Überbringen zu schaffen. Geh in solchen Fällen direkt auf das betreffende Teammitglied zu, schau ihr*m in die Augen und sage zum Beispiel: „XYZ, ich muss mit dir sprechen. Es kann leider nicht warten.“
Das geht im Notfall auch per Telefon oder schriftlich, vorausgesetzt, du hast zuvor um ein persönliches Gespräch gebeten und das kam – aus welchen Gründen auch immer – nicht zustande.
Bei ganz schlechten Nachrichten: Bitte behutsam vorwarnen!
Hast du eine ganz schlechte Nachricht zu überbringen? Dann kündige sie behutsam an – gerade dann, wenn Zeitdruck herrscht. Du kannst das beispielsweise machen, indem du sagst:
- „XYZ, ich habe leider eine schlechte Nachricht für dich…“
- „XYZ, ich muss dir etwas Trauriges mitteilen…“
Du kannst auch deine persönliche Betroffenheit und dein Mitgefühl zum Ausdruck bringen, indem du sagst:
- „XYZ, es fällt mir schwer, dir das sagen zu müssen, aber ich habe eine schlechte Nachricht für dich…“
Raum und Zeit geben für Reaktionen
Gib deiner*m Gegenüber Raum und Zeit, die Nachricht zu verarbeiten. Je nachdem, wie gut ihr euch kennt und wie eng ihr verbunden seid: Sei für den Menschen da, der die schlechte Nachricht bekommen hat.
- Beobachte ihre*seine Reaktion, nimm sie wahr, verstehe sie und zeige Verständnis dafür, gehe darauf angemessen ein. Hier hilft es mitunter schon, deine Beobachtungen auszusprechen: „XYZ, ich sehe, dass dir die Nachricht nahe geht…“, „XYZ, das ist sicher ein schwerer Schock für dich…“
- Biete deine Hilfe an, um die Nachricht zu verarbeiten und darauf zu reagieren: „XYZ, kann ich etwas für dich tun?“, „XYZ, brauchst du etwas, um diesen Schock zu verarbeiten?“, „XYZ, möchtest du, dass ich jemanden informiere?“
- Manche Empfänger*innen schlechter Nachrichten reagieren ganz still. In solch einem Fall solltest du auch dafür Raum schaffen. Du kannst je nachdem, wie euer Verhältnis zueinander ist, mit einer einfachen Geste reagieren: Drück den Menschen, halte ihn, lege den Arm um ihn. Setz dich zu ihm und leiste ihm still Gesellschaft.
Die Nachricht ist überbracht: Und dann?
Wie oben schon angedeutet, ist es für dich als Teamleader*in nicht mit dem Überbringen der Nachricht allein getan: Du trägst auch die Verantwortung dafür, was als Nächstes geschieht. Dabei musst du an die Konsequenzen
- für die*den Empfänger*in der Nachricht,
- fürs ganze Team
- und für dich
denken.
Was ist zu tun?
Was muss die*der Nachrichtenempfänger*in sofort machen? Braucht sie*er dabei Hilfe – wenn ja: von wem? Braucht dein Team etwas von dir, um die Nachricht zu verarbeiten? Ist der weitere Ablauf eures gewohnten Alltags gesichert? Muss etwas umorganisiert werden? Wer übernimmt das? Falls du die*den Nachrichtenempfänger*in auf den nächsten Schritten begleitest: Wer führt dann dein Team? Kümmere dich, delegiere Verantwortung und Aufgaben!
- Biete deinem von der schlechten Nachricht betroffenen Teammitglied deine und die Unterstützung des Teams an – und meine es ernst damit.
- Besprich mit der*m Betroffenen, inwieweit sie*er oder du das Team informiert und involviert.
Du möchtest gute wie schlechte Nachrichten souverän überbringen können, ganz gleich ob im beruflichen oder privaten Umfeld? Lass uns direkt mit dem Training starten! Ich freue mich auf dich!
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