Jedes Meeting verfolgt ein bestimmtes Ziel: Das kann ein Update, eine Ankündigung, ein Austausch, die Abfrage eines Feedbacks, das Finden neuer Erkenntnisse und vieles mehr sein. Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden über die Dauer des Meetings aufs Ziel desselben fokussiert sind. Ich liefere dir hier die besten Tipps, um im Meeting fokussiert zu bleiben – ganz gleich, ob du daran „nur“ teilnimmst oder es leitest.
Du leitest ein Meeting – lege das Ziel vorab fest!
Als die Person, die ein Meeting ansetzt und leitet, ist es deine Aufgabe, das Meeting-Ziel festzulegen. Am besten machst du das schon vorab. Teile das Ziel auch allen mit, die du zum Meeting einlädst. So weiß jede*r, worums geht und kann sich darauf vorbereiten.
Für den Fall, dass das Ziel erst im Meeting bestimmt werden soll, setzt du diesen Punkt ganz oben auf die Tagesordnung. Aus eigener Erfahrung kann ich dir wärmstens empfehlen, zu Beginn des Meetings die Frage nach dem Ziel laut in den Raum zu stellen.
Steht das Ziel fest, ist es sinnvoll, dass du es auch optisch für alle sichtbar ins Meeting einbaust, beispielsweise, indem du es per Beamer an die Wand wirfst oder auf ein Flipchart beziehungsweise Whiteboard schreibst.
In meinem neuen Buch „Der Weg zum BESTEN ICH“, das im Oktober 2023 erschien, findest du ab Seite 169 meine Tipps für jede Debatte. Sie helfen dir, in Meetings überzeugend aufzutreten. Mein Buch kannst du hier kaufen:
Du leitest ein Meeting – informiere zu Beginn alle über die „Spielregeln“!
Betone ausdrücklich, dass es dir wichtig ist, dass Ziel des Meetings zu erreichen. Kündige an, dass du deshalb während des Meetings darauf achten wirst, dass der Austausch zielführend ist. Und dass du eingreifen wirst, wenn dies nicht der Fall ist. Zum Zeichen der Wertschätzung der am Meeting Teilnehmenden kannst du auch ankündigen, dass du sämtlichen Input, der nicht direkt zum Ziel führt, für später sammelst. Auf diese Weise geht nichts Sinnvolles verloren. In dem Moment, wo der Austausch vom Thema wegführt, kannst du fragen: „Ist das nicht ein Punkt für die Für-Später-Liste?“, um den Fokus aller schnell wieder aufs Ziel zu lenken.
Von mitreißenden Führungskräften wie Elon Musk (Tesla) und Jeff Bezos (Amazon) kannst du dir Spielregeln abschauen, mit denen die beiden charismatischen Unternehmer dafür sorgen, dass bei Meetings alle fokussiert bleiben:
So achtet Elon Musk vor allem darauf, dass die Zahl der an Meetings Teilnehmenden klein (↗ Capital) bleibt. Jeff Bezos hat hierfür sogar die sogenannte 2-Pizzen-Regel eingeführt: Der zufolge sollen sich nur so viele Menschen im Meeting versammeln, wie von zwei Pizzen satt werden.
Musk verlangt zudem, dass Meetings selten stattfinden. Ausnahme: Es gibt Dringendes zu besprechen. Teilnehmen soll darüber hinaus nur, wer vom Meeting profitiert. Das heißt im Klartext: Lade niemanden aus reiner Höflichkeit ein, sondern nur diejenigen, die etwas zum erfolgreichen Abschluss des Meetings beisteuern können.
Und auch das ist eine Spielregel von Elon Musk: Jede*r Teilnehmer*in soll sich im Meeting zu Wort melden. Und für den Fall, dass man merke, dass man nichts Wertvolles zum Meeting beitragen könne, solle man sofort gehen, um nicht die eigene und die Zeit anderer zu verschwenden.
Jeff Bezos besteht auf tiefgründiger Vorbereitung eines Meetings. Deshalb muss für jedes Meeting ein Teammitglied ein ausführliches Memo (↗ Finanzen.net) vorbereiten – die Rede ist hier von mehreren Seiten ausformuliertem Text. Jedes Meeting startet dann mit 30 Minuten Lesezeit, so dass alle wissen, was im Memo steht.
Du leitest ein Meeting – begrenze die Meetingzeit!
Für den Erfolg des Meetings, das du leitest, ist wichtig, dass du es zeitlich limitierst (↗ Arizona State University). Laut Steven G. Rogelberg und seinem Buch „The Surprising Science of Meetings“ ist die ideale Meetingdauer 48 Minuten. Nutze ruhig einen für alle sichtbaren Timer und lass die Zeit rückwärts ablaufen.
Regelmäßig stattfindende Meetings sollten dem Organisationswissenschaftler zufolge sogar nur 15 Minuten dauern. Derart kurze Meetings kannst du auch als Stand-up veranstalten, um den Fojus aller bei der Sache zu halten.
Du leitest ein Meeting – lass keine Störungen zu!
Achte darauf, dass du für die Meetingzeit ungestört bist. Du kannst dich nur zu 100 Prozent fokussieren, wenn du nicht abgelenkt wirst. Das heißt: Benachrichtigungen auf Smartphone, Tablet, Notebook und Co. sind dir während des Meetings egal. Diese Regel sollten auch alle am Meeting Teilnehmenden beherzigen.
Du leitest ein Meeting – fordere Kooperation ein!
Wusstest du, dass sich die Teilnehmer*innen eines Meetings kooperativer verhalten, wenn im Meetingraum ein Plüschtür sitzt? Teste das gerne aus!
Wünschst du dir ein Training mit mir, um dich darin zu üben, ein Meeting fokussiert zu leiten? Dann melde dich gerne:
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Du nimmst an einem Meeting teil – schreibe mit!
Um während eines Meetings, zu dem du eingeladen wurdest, bei der Sache zu bleiben, kannst du dir das Wichtigste notieren. Schreibe dir auch Fragen auf, die sich dir stellen, wenn du den Ausführungen der anderen Meetingteilnehmer*innen folgst.
Du nimmst an einem Meeting teil – frag nach, wenn du etwas nicht verstehst!
Eine kurze Nachfrage, wenn du etwas nicht verstanden hast, verbunden mit der Bitte, es zu wiederholen beziehungsweise zu erklären, stört den Fortlauf des Meetings und deine Teilhabe daran nicht groß und ist allemal besser, als wenn du an diesem Punkt einfach abschalten würdest. Mitunter kann deine Nachfrage einen ins Stocken geratenen Austausch sogar wieder beschleunigen.
Du nimmst an einem Meeting teil – so sorgst du bei allen für Fokus!
Gerät das Ziel eines Meetings aus dem Fokus, ist es auch deine Aufgabe als Teilnehmende*r, es wieder in den Fokus zu rücken. Das kannst du mit einer Wortmeldung machen. Mitunter hilft es auch, darauf aufmerksam zu machen, dass die Nebenthemen möglicherweise von den Diskutierenden zu zweit direkt nach dem Meeting besprochen werden können.
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